Verwaltungsangestellte*n (m/w/d) im Programm „Schlüsselkompetenzen im Studium“

Summary

Über die Goethe-Universität Die Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main ist mit etwa 41.000 Studierenden und rund 7.000 Beschäftigten eine der größten Hochschulen in Deutschland. 1914 von Frankfurter Bürgern gegründet und seit 2008 wieder in der Rechtsform einer Stiftung verfügt die Goethe-Universität über ein hohes Maß an Autonomie, fachlicher Vielfalt und Innovationsfähigkeit. Als Volluniversität bietet die Goethe-Universität an derzeit fünf Standorten 159 Studiengänge in 16 Fachbereichen an, besitzt eine herausragende Forschungs- und Drittmittelstärke und ist in vielfältigen Interaktionen durch ihre Wissenschaftler*innen eng mit der Gesellschaft verknüpft. Darüber hinaus ist die Goethe-Universität innerhalb des Verbundes der Rhein-Main-Universitäten (RMU) eingebettet. Über unseren Bereich Die Goethe-Universität unterstützt Studierende beim Erwerb und dem Einüben grundlegender Kompetenzen und Fertigkeiten, die für ein erfolgreiches Studium erforderlich sind und die sie auch auf berufliche Tätigkeiten vorbereiten. Sie stellt hierfür Angebote zum Erwerb von Schlüsselkompetenzen bereit. Das Programm „Schlüsselkompetenzen im Studium“ bietet Studierenden die Möglichkeit, Kompetenzen zu grundlegenden Studientechniken zu erwerben, die eigene Studienpraxis zu reflektieren und produktiv weiterzuentwickeln. Es versteht sich als Partner der Fachlehre und hat das Ziel, die Angebote fachnah zu gestalten. Zur Administration der „Schlüsselkompetenzen im Studium“ ist im Zentrum Geisteswissenschaften zum 01.02.2027 die Stelle für eine*n Verwaltungsangestellte*n (m/w/d) im Programm „Schlüsselkompetenzen im Studium“ (E 9a TV-G-U, halbtags) zunächst befristet für zwei Jahre zu besetzten. Da die Einstellung auf Basis § 14 Absatz 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes erfolgt, können Bewerber*innen, die bereits in einem Arbeitsverhältnis zur Goethe-Universität stehen oder gestanden haben, nicht berücksichtigt werden. Ihre Aufgaben Organisation der Schlüsselkompetenzen im Studium: • Ausfertigung von Verträgen nach bestehenden Mustern für Trainer*innen und Peer-Trainer*innen im Workshopprogramm der Schlüsselkompetenzen im Studium • Personalteilsachbearbeitung der Personalstellen für die Schlüsselkompetenzen (Ausfüllen und Weiterleiten von Anträgen zur Beschäftigung von studentischen / wissenschaftlichen Hilfskräften, Vorbereitung der Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträge nach Vorgabe, Prüfen der Arbeitszeitkonten der studentischen Hilfskräfte) • Überwachung der Vertragslaufzeiten von studentischen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden • inhaltliche Anleitung der studentischen Hilfskräfte • Führung des (Gruppen-)Terminkalenders • Erledigung des Schriftverkehrs, Abwicklung der telefonischen und E-Mail-Kommunikation mit Trainer*innen und Studierenden • Sachmittelbeschaffung • Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Tagungen etc. • Ablage (der Materialien zu Veranstaltungen, Verträge, Rechnungen) • Raumbuchung für Veranstaltungen und Workshops • organisatorische Unterstützung der Durchführung von Veranstaltungen und Workshops • Organisation der Zusammenarbeit und Abstimmung mit externen Dozenten • Ankündigung und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Workshops Finanzverwaltung von Haushaltsmitteln der Schlüsselkompetenzen: • Verwaltung und Überwachung der Konten • Führung und Planung der Haushaltsmittel • Schreiben von Rechnungen • Erstellung von Zwischen- und Endverwendungsnachweisen und Jahresabrechnungen in Kooperation mit den Wissenschaftlichen Mitarbeitenden • Regelmäßige Kontrolle der Zahlungseingänge und Durchführung von Buchungen Ihr Profil/Einstellungsvoraussetzungen • eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsangestellte*r oder eine vergleichbare Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Kenntnisse/Fähigkeiten/Erfahrungen im Bereich Verwaltung • fundierte Kenntnisse in der allgemeinen Büroorganisation und Bürowirtschaft • Kenntnisse hochschulinterner Strukturen, AnsprechpartnerInnen, Dienstvereinbarungen, Verfahren und Abläufe • gute Kenntnisse der Standard-Office-Programme (Word, Excel, Outlook) • gute SAP und LSF-Kenntnisse • Bereitschaft zur Anwendung von IT-Verfahren, zur eigenen Weiterentwicklung und Weiterbildung