Mitarbeiter/in in der Verwaltung im Institutssekretariat (w/m/d)

Summary

Ihre Aufgaben Sie unterstützen mit Ihrer freundlichen und serviceorientierten Art ein dynamisches Team bei organisatorischen und administrativen Themen und sorgen mit einer proaktiven Arbeitsweise und organisatorischem Talent für reibungslose Abläufe in der Administration eines wissenschaftlichen Instituts. Ihre Aufgaben im Einzelnen: • Betreuung des Institutssekretariats vor Ort • Unterstützung der Institutsleitung bei der internen und externen Kommunikation • Empfang und organisatorische Begleitung von Gästen • Planung und Koordination von Meetings, Terminen und Dienstreisen • Pflege von Datenbanken und Akten • Unterstützung bei der administrativen Bearbeitung von Personalangelegenheiten, insbesondere für studentische Hilfskräfte, Praktikantinnen und Praktikanten sowie Studierende, einschließlich Bewerbermanagement • Mitwirkung bei der Erstellung von Hochrechnungen, Statistiken, Kennzahlen und Berichten Ihr Profil • Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen, idealerweise Berufserfahrung als Teamassistenz, Office Manager/in, Sekretär/in oder Assistent/in • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift • Organisationsgeschick und strukturierte, selbständige Arbeitsweise • Kommunikativ, freundlich und serviceorientiert • Hohes Maß an Flexibilität und Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Belastbarkeit • Diskretion und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Daten Wir bieten • Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt. • Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance. • Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege. • Karriere und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum. • Gesundheit: Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit. • Individuelle Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit. Arbeitsort Eggenstein-Leopoldshafen (und Karlsruhe) Eingruppierung EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen. Vertragsdauer 2 Jahre Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Ekaterina Walter 0721 608-26922 ekaterina.walter@kit.edu Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Sylvia Kaiser Personalservice (PSE) sylvia.kaiser@kit.edu +49 721 608-22438 Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Wir freuen uns daher über alle Bewerbenden. Frauen sind besonders zur Bewerbung eingeladen. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungsfrist: 31.10.2026 Ausschreibungsnummer: 335/2026