Teamassistenz/Office Manager (m/w/d)

Kurzbeschreibung

Als Teamassistenz/Office Manager (m/w/d) am Fachbereich Wirtschafts- und Sozialwissenschaften der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) in Nürnberg koordinieren Sie die Lehrstuhlorganisation und verantworten vielfältige administrative Aufgaben in der Personal-, Haushalts- und Drittmittelverwaltung. Darüber hinaus organisieren Sie internationale Konferenzen und Workshops, betreuen internationale Gäste und unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit in einem interdisziplinär vernetzten universitären Umfeld. Der Fachbereich Wirtschafts- und Sozialwissenschaften der FAU gehört zu den renommiertesten seiner Art in Deutschland. Er geht auf die 1919 eröffnete Nürnberger Handelshochschule zurück und lebt seit jeher die fächerübergreifende Vernetzung von Betriebs-, Volks- und Sozialwissenschaften. Gegründet als praxisnahe Hochschule, ist der Fachbereich bis heute universitäre Denkfabrik und gefragter Partner für Unternehmen und Institutionen in der Metropolregion Nürnberg. Studierende profitieren von vielfältigen Studiengängen, engem Wirtschaftskontakt und internationaler Ausrichtung, während interdisziplinäre Forschung direkt in Lehre und Praxis einfließt. Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits • Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung • Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember • Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen • Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen • Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten • Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich • Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten • Gemeinsame Aktivitäten im Team • Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima • Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr • Möglichkeit zum Spracherwerb und Auslandsaufenthalt über ERASMUS Ihre Aufgaben • Allgemeine Lehrstuhlorganisation, Termin- und Fristenmanagement, Dienstreisen, Prüfungs- und Sekretariatsangelegenheiten • Organisation internationaler Konferenzen und Workshops • Betreuung internationaler Gäste • Tätigkeiten in der Öffentlichkeitsarbeit sowie auf der Website • Personal- und Stellenverwaltung: Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Arbeitszeitänderungen und Personalvorgänge • Haushalts- und Drittmittelverwaltung: Budgetplanung, Mittelbewirtschaftung, Finanzcontrolling und Verwendungsnachweise • Schriftliche und mündliche Fremdsprachenkorrespondenz • Budgetverantwortung Ihr Profil • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit erster Berufserfahrung • Sehr gute Fähigkeiten in der Büroorganisation und Kenntnisse im digitalen Dokumentenmanagement • Erfahrungen in der Dienstreise- und Personalverwaltung wünschenswert • Kenntnisse der Haushalts- und Drittmittelverwaltung, Budgetplanung und des Finanzcontrollings, idealerweise im universitären Umfeld wünschenswert • Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit und im Eventmanagement wünschenswert • Kenntnisse über Bildrechte sowie in der Anwendung des Content Management Systems WordPress von Vorteil • Erfahrung mit Veranstaltungs-, Bewirtungs- und Vergaberichtlinien, der Korruptionsbekämpfungsrichtlinie sowie weiterer Richtlinien der FAU hinsichtlich Corporate Identity und Corporate Design wünschenswert • Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau) notwendig und gute Spanischkenntnisse wünschenswert (mind. B1-Niveau) • Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint) • Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise; Überblick über Aufgaben, Fristen und Budgets • Proaktives, vorausschauendes Handeln; selbstständiges Erkennen von Handlungsbedarf und Lösungsentwicklung • Eigenverantwortliche Prioritätensetzung; transparente Dokumentation und laufende Information des Teams • Freundlicher, wertschätzender und konstruktiver Kommunikationsstil; ausgeprägte Team- und Serviceorientierung • Interkulturelle Offenheit und Freude am Umgang mit Studierenden sowie internationalen Gästen Kontakt Prof. Almut Schilling-Vacaflor • E-Mail: Almut.Schilling-Vacaflor@fau.de • Telefon: +49 9131 85-0 Jetzt bewerben Jetzt bewerben Bewerbungsschluss: 03.11.2026 Einstellungstermin 01.01.2027 Bewerbungsschluss 03.11.2026 Ort Rechts- und Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät Findelgasse 7-9 90402 Nürnberg Entgelt TV-L E 8 (Vollzeit: 44.048,20 € – 53.564,34 € brutto/Jahr) Arbeitszeit Voll- oder Teilzeit Wochenarbeitszeit 20,05-40,10 Befristung Befristete Anstellung: 24 Monate Kontakt Prof. Almut Schilling-Vacaflor • E-Mail: Almut.Schilling-Vacaflor@fau.de • Telefon: +49 9131 85-0 Die FAU als Arbeitgeberin Die Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) zählt mit über 40.000 Studierenden und rund 6.800 Mitarbeitenden zu den führenden Forschungsuniversitäten Deutschlands. Als Volluniversität vereint sie ein breites Spektrum moderner Wissenschaftsdisziplinen – von Natur- und Technikwissenschaften über Medizin, Jura und Wirtschaft bis hin zu Geisteswissenschaften und Theologie. Als Deutschlands Innovationsführerin überwindet sie Grenzen, vernetzt Disziplinen und bewegt Wissen für Gesellschaft, Wirtschaft und Politik. Die FAU ist nicht nur ein Ort des Wissens, sondern auch eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. An ihren Standorten in Erlangen, Nürnberg und Fürth bringt sie Menschen aus unterschiedlichsten Disziplinen zusammen und bietet vielfältige berufliche Perspektiven in Forschung, Lehre, Technik und Verwaltung. Was Sie bei der FAU erwartet – und was sie als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter Arbeiten an der FAU. Externen Inhalt anzeigen An dieser Stelle sind Inhalte eines externen Anbieters (YouTube) eingebunden. Beim Anzeigen können Daten an Dritte übertragen oder Cookies gespeichert werden, deshalb ist Ihre Zustimmung erforderlich. Weitere Informationen und die Möglichkeit zum Widerruf finden Sie in unserer Datenschutzerklärung. Wie läuft das Bewerbungsverfahren ab? Ihre Bewerbung an der FAU Online-Bewerbung Bitte nutzen Sie für Ihre Bewerbung das Online-Formular Bestätigungsmail Sie erhalten eine automatische Bestätigungsmail zum Eingang Ihrer Bewerbung Sichtung Die Beschäftigungsstelle sichtet die eingegangenen Bewerbungen Interviews Einige Bewerbende werden zu einem ersten und optional zweiten Interview eingeladen Ist es ein Match? Lassen Sie es uns gemeinsam herausfinden! Einstellung Das Team bereitet alle benötigten Unterlagen für Ihre Einstellung vor Personalrat Der Personalrat wird hinsichtlich der Einstellung konsultiert Willkommen! Herzlichen Glückwunsch – Sie sind nun Teil der FAU-Community! Anmerkung Wir bitten Sie, unsere Onlineplattform zu nutzen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesendet. Wegen der im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren zu erhebenden personenbezogenen Daten bitten wir Sie, unsere Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung unter www.fau.de zu beachten. Die FAU versteht sich als moderner, weltoffener und familienfreundlicher Arbeitgeber. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrem Alter, Ihrem Geschlecht, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität. Haben Sie eine Schwerbehinderung oder sind schwerbehinderten Personen gleichgestellt, so berücksichtigen wir Sie bei wesentlich gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt. Gerne können Sie bei uns in Teilzeit arbeiten, wenn durch Job-Sharing eine vollumfängliche Wahrnehmung des Aufgabenbereichs gewährl

• Studienfachberatung am Department Werkstoffwissenschaften (m/w/d)

  Sonstiges

• Verfahrensmechaniker im Bereich Kunststofftechnik (m/w/d)

  Technik

• PhD Position Chemistry Education Research

  Promotion

• Qualifikationsstelle (Promotion) Didaktik der Chemie

  Sonstiges

• Interdisziplinäre KI-Bildung gestalten: Zwei wissenschaftliche Stellen im Digitalisierungskolleg KI-EduLab (Fachdisziplinen: Informatik und Grundschulpädagogik)

  Sonstiges

• Wissenschaftliche Mitarbeit (m/w/d) – Bildung für nachhaltige Entwicklung mit Schwerpunkt Geowissenschaften / Geographie

  Wissenschaftliche Mitarbeit