Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

Kurzbeschreibung

Im Bereich Holzbau und Baukonstruktion der Versuchsanstalt für Stahl, Holz und Steine beschäftigen wir uns mit Entwicklungen für einen nachhaltigen und kreislaufgerechten Holzbau der Zukunft (mehr Infos: holz.vaka.kit.edu). Ihre Aufgaben Zu Ihren Aufgaben gehören: • Selbstständige und eigenverantwortliche Führung des Institutssekretariats • Internationale Kommunikation und Korrespondenz sowie Erstellung von Texten in deutscher und englischer Sprache • Controlling der Mittelzu- und -abflüsse sowie des Personalbudgets • Prüfung und Kontrolle sämtlicher Buchungen • Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Räumlichkeiten • Planung und Organisation der Dienstreisen der Institutsleitung • Organisation von Tagungen und weiteren Veranstaltungen des Instituts • Betreuung von Gästen und Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftlern • Koordination von Personalangelegenheiten • Verwaltung der Urlaubs- und Krankheitskartei der Institutsmitarbeitenden Ihr Profil • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau. • Sie beherrschen die deutsche Sprache stilsicher, Ihre Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind sehr gut. • Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und sind gegenüber neuen Systemen und Software aufgeschlossen. • Sie zeigen eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Zuverlässigkeit und schnelle Auffassungsgabe. • Sensibler, diskreter und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Informationen und Daten. • Sie verfügen über Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team. Wir bieten • Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt. • Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance. • Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege. • Karriere und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum. • Gesundheit: Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit. • Individuelle Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit. Arbeitsort Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen) Vertragsdauer unbefristet Eingruppierung EG 8 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr.-Ing. Philipp Dietsch philipp.dietsch@kit.edu 0721 608-42211 Carmen Sandhaas sandhaas@kit.edu 0721 608-43646 Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Raquel Carrasco Sanchez Personalservice (PSE) raquel.carrasco@kit.edu +49 721 608-42016 Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungsfrist: 27.10.2026 Ausschreibungsnummer: 1209/2026