Assistentin / Assistent, Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Kurzbeschreibung

Wir suchen für den Personalrat eine motivierte und engagierte Assistenz zur Unterstützung bei den vielfältigen und abwechslungsreichen Aufgaben. Ihre Aufgaben • Mehrwert: Sie leisten einen wertvollen Beitrag, um den reibungslosen administrativen Ablauf für den Personalrat sicherzustellen. • Organisationsgeschick: Sie sind verantwortlich für die gesamte Büroorganisation und sorgen für einen reibungslosen Tagesablauf. • Kommunikation: Zu Ihren Hauptaufgaben gehören neben der Korrespondenz (E-Mail, Anfragen per Videokonferenz oder Telefon) und der Terminplanung die Bearbeitung und Ablage der internen und externen Korrespondenz und des elektronischen Schriftverkehrs in deutscher und englischer Sprache. • Protokollierung: Sie übernehmen die Vor- und Nachbereitung und Protokollführung bei Sitzungen. • Veranstaltungs- und Reisemanagement: Sie planen und organisieren Personalratsveranstaltungen sowie Dienstreisen. Ihr Profil • Ausbildung: Sie haben eine kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen und bringen erste Berufserfahrung mit oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation. • Office-Kenntnisse: Sie sind sicher in der Anwendung von MS-Office (Word, Excel, PowerPoint), Internet, Videokonferenzen. • Fremdsprachen-Kenntnisse: Sie kommunizieren gut auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. • Teamplayer: Arbeiten im Team und in einem internationalen Umfeld sind für Sie selbstverständlich. • Arbeitsstil: Sie arbeiten selbstständig, sorgfältig, genau und strukturiert. Sie sind absolut zuverlässig, äußerst diskret und verschwiegen und haben eine schnelle Auffassungsgabe. Vertraulichkeit steht für Sie ganz oben. Wenn Sie auch Organisations- und Kommunikationsstärke sowie ein freundliches und gewinnendes Auftreten mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig! Wir bieten • Sinnstiftende Arbeit: Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt. • Flexible Arbeitszeitgestaltung: Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance. • Familienfreundlichkeit: Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege. • Karriere und Entwicklung: Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum. • Gesundheit: Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit. • Individuelle Zusatzleistungen: Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit. Arbeitsort Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen) Vertragsdauer unbefristet Eingruppierung EG 6 TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen. Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Martin Stöckel +49 721 608-43940 Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an Raquel Carrasco Sanchez Personalservice (PSE) raquel.carrasco@kit.edu +49 721 608-42016 Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungsfrist: 25.10.2026 Ausschreibungsnummer: 1250/2026